Notfallakte: Für alle Fälle

Gerade in mittelständischen Unternehmen hängt oft alles am Chef. Wenn der plötzlich erkrankt oder einen Unfall erleidet und niemand weiß, wo die wichtigsten Schlüssel deponiert sind, welche Konten bei welchen Banken laufen, wie die Geheimnummer der EC-Karte und der PIN-Code für das Onlinebanking lauten, wenn es keine Vollmachten gibt, dann stehen die Geschäfte still, können keine Rechnungen und Löhne mehr gezahlt und keine Aufträge mehr bearbeitet werden. Dies kann im Extremfall bis zur Insolvenz eines Unternehmens führen.

Eine Notfallakte kann hier helfen, das Schlimmste zu verhindern. Sie sollte alle Informationen enthalten, die zur Aufrechterhaltung des laufenden Geschäftsbetriebes unverzichtbar sind. Ganz wesentlich hierbei ist es, einen kompetenten Vertreter für die Zeit der eigenen Handlungsunfähigkeit zu bestellen, der das Unternehmen führen kann. Diese Bevollmächtigung sollte unbedingt schriftlich erfolgen. Dem Bevollmächtigten ist eine detaillierte Kompetenzverteilung in Form eines Vertretungsplans und ein Strategiepapier an die Hand zu geben, welches die wesentliche Ziele der Zukunft festlegt.

Die Notfallakte sollte außerdem ein Verzeichnis der Bankkonten und der Personen, die Bankvollmacht haben, sowie eine Liste über vergebene Firmenschlüssel, vorhandene Versicherungen, bestehende Leasingverträge enthalten, ebenso wie eine Aufstellung von Grundbesitz und verliehenen Vermögensgegenständen. Darüber hinaus sollte sie Kopien der wichtigsten Verträge, Grundbuchauszüge, Testamente oder Erbverträge enthalten.

Falls die Akte bei Dritten, zum Beispiel beim Steuerberater oder Rechtsanwalt, deponiert ist, sollte eine vertrauenswürdige Person darüber informiert sein.

Stets aktualisieren

Die Notfallakte muss aktualisiert werden, sobald Änderungen im Unternehmen eintreten, ansonsten sollte turnusmäßig - zum Beispiel alle drei bis fünf Jahre - der Inhalt auf seine Aktualität hin überprüft werden.

Weiterhin sollte die Notfallakte eine Vorsorgevollmacht enthalten, denn wird eine Person geschäfts- oder handlungsunfähig, wird von Amts wegen eine Betreuung durch das Vormundschaftsgericht angeordnet. Dies kann durch eine Vorsorgevollmacht vermieden werden, in der eine Vertrauensperson als Betreuer bestimmt wird.

Auch wenn der Gedanke an einen Unfall oder den Tod nicht angenehm ist, sollte der Unternehmer frühzeitig Vorsorge treffen, damit sein Unternehmen nicht gefährdet wird.